崗位職責(zé):
1.文檔管理與歸檔：
o負(fù)責(zé)項目文檔的整理、分類、存檔及管理，確保文檔資料的完整性、準(zhǔn)確性與及時性。
o定期對項目相關(guān)文件進行審核、整理和歸檔，確保符合項目管理要求。
o負(fù)責(zé)項目資料的數(shù)字化管理，確保文檔的存儲與傳遞方便快捷，符合公司信息管理標(biāo)準(zhǔn)。
2.文檔流轉(zhuǎn)與控制：
o負(fù)責(zé)項目各類文件的審批、傳閱、歸檔和記錄工作，確保文檔流轉(zhuǎn)的順暢及合規(guī)。
o監(jiān)督和跟蹤文檔的簽署、審批及反饋，確保文檔在規(guī)定時間內(nèi)流轉(zhuǎn)和處理。
o管理項目相關(guān)文件的版本控制，確保所有文件的最新版本在項目團隊中得到有效使用。
3.協(xié)調(diào)與溝通：
o與項目各部門和團隊成員進行有效溝通，確保文件和資料的收集與及時反饋。
o協(xié)調(diào)內(nèi)部及外部文件傳遞與歸檔工作，確保項目相關(guān)方的資料能夠按時獲得。
4.項目文檔編制支持：
o協(xié)助項目經(jīng)理和各職能部門編制和整理項目文檔，包括會議記錄、合同文件、技術(shù)報告、設(shè)計文件等。
o對項目文件的格式、內(nèi)容等進行檢查，確保符合項目要求及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。
5.文件安全與保密管理：
o確保項目相關(guān)文件的安全性和保密性，制定并執(zhí)行文件管理的安全措施。
o監(jiān)控文件的借閱、復(fù)制與使用，避免文檔泄露或丟失。
6.報告與統(tǒng)計分析：
o定期向項目經(jīng)理匯報文控工作進展，提供項目文件管理的統(tǒng)計數(shù)據(jù)與分析報告。
o配合項目管理團隊，提供所需文檔支持，確保項目各階段按時順利推進。
7.持續(xù)改進與培訓(xùn)：
o定期對項目文控流程進行評估與改進，提高文件管理的效率和準(zhǔn)確性。
o為項目團隊提供相關(guān)文控管理培訓(xùn)，提升全員文檔管理意識。
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任職要求:
1.教育背景：
o大專及以上學(xué)歷，行政管理、文秘、工程管理、建筑類相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。
2.工作經(jīng)驗：
o具有1-3年以上項目文控、資料管理等相關(guān)工作經(jīng)驗。
o優(yōu)先考慮具有機場建設(shè)項目文控經(jīng)驗的人員，能夠熟練處理機場項目中特有的文檔要求與流程。
3.專業(yè)技能：
o熟悉文檔管理流程，具有較強的文檔歸檔、分類與檢索能力。
o熟練使用辦公軟件（如Word、Excel、PowerPoint等），掌握文件管理系統(tǒng)和項目管理軟件者優(yōu)先。
o具有較強的文字表達能力與細(xì)致入微的工作態(tài)度。
4.溝通與協(xié)調(diào)能力：
o良好的溝通與協(xié)調(diào)能力，能夠與項目團隊、客戶及合作方保持順暢的溝通。
o具備較強的責(zé)任心與執(zhí)行力，能夠高效推動文控工作。
5.其他要求：
o具有高度的組織能力與時間管理能力，能夠在多任務(wù)并行的環(huán)境中有條不紊地工作。
o注重細(xì)節(jié)，具有較強的保密意識。
優(yōu)先考慮：
1）具有機場項目文控經(jīng)驗者優(yōu)先。
2）熟悉建筑、工程類項目文控流程，了解行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)及文檔管理體系者優(yōu)先。
